การค้นหาและการเลือกสรรโครงการ
(Project Identification and Selection)
บริษัท ศรีไทยซุปเปอร์แวร์ จำกัด (มหาชน) ประวัติความเป็นมา
บริษัท ศรีไทยซุปเปอร์แวร์ จำกัด (มหาชน) ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2506
โดย คุณสุมิตร เลิศสุมิตรกุล เริ่มแรกเป็นเพียงอุตสาหกรรมภายในครอบครัว ใช้ชื่อว่า “
ห้างหุ้นส่วนจำกัด อุตสาหกรรมศรีไทยพลาสติก”
ผลิตสินค้าประเภทเครื่องใช้ในครัวเรือน เช่น กาละมัง ถังน้ำ และของเล่นสำหรับเด็ก เป็นต้น ต่อมาได้ขยายการผลิตสินค้าพลาสติก เพื่องานอุตสาหกรรมต่างๆ ตลอดจนผลิตภัณฑ์เมลามีนภายใต้เครื่องหมายการค้า
“
ซุปเปอร์แวร์ (Superware)”
ตรานกเพนกวิน จนเป็นที่รู้จักกันแพร่หลาย และยอมรับในคุณภาพ ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศกว่า 100
ประเทศทั่วโลก อาทิ สหรัฐอเมริกา อังกฤษ เยอรมนี ออสเตรเลีย ญี่ปุ่น เกาหลี สิงคโปร์ ฮ่องกง อินเดีย และกลุ่มประเทศในตะวันออกกลาง
ตลอดจน 47
ปี ที่ผ่านมา ธุรกิจของบริษัท ได้เติบโตอย่างต่อเนื่องจนก้าวสู่ความเป็นบริษัทมหาชน และได้เข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ เมื่อปี พ.ศ. 2534
ปัจจุบันมีทุนจดทะเบียน 2,709
ล้านบาท
วิสัยทัศน์ธุรกิจเอสเนเจอร์
“ธุรกิจเครือข่ายไทย สู่ธุรกิจเครือข่ายสากล”
พันธกิจ
· พัฒนาการตลาดแบบเครือข่ายที่มีการบริหารจัดการตามมาตรฐานสากล
· พัฒนาและสรรหาผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงในราคาที่เหมาะสม
· แผนการดำเนินธุรกิจมีการกระจายรายได้อย่างเป็นธรรม ระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว เป็นมรดกตกทอดได้
· พัฒนาการยอมรับและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับผู้ที่ประสบความสำเร็จในธุรกิจนี้
· สร้างระบบการพัฒนาและให้การสนับสนุนสมาชิกอย่างเต็มรูปแบบ
· พัฒนาระบบการตลาดแบบเครือข่าย Home Based Business อย่างเต็มรูปแบบ
ปัญหาระบบการทำงานเดิม
1. ระบบการทำงานของบริษัทใช้เอกสารในการเก็บข้อมูลเป็นส่วนใหญ่จึงทำให้เปลืองพื้นที่ในสถานที่จัดเก็บเอกสาร
2. เนื่องจากบริษัทของเราใช้เอกสารในการจัดเก็บข้อมูลเป็นสำคัญจึงทำให้เกิดการเสียหายได้ง่าย
3. สมาชิกในบริษัทมีจำนวนมากทั้งเป็น สมาชิกเก่า สมาชิกใหม่ สมาชิกที่ไม่ค่อยใช้บริการ จึงทำให้ทางบริษัทจัดเก็บข้อมูลสมาชิกได้ยาก
4. การสั่งซื้อสินค้ากับบริษัทแม่เกิดปัญหาบ่อยครั้งเรื่องการเปลี่ยนแปลงราคา ซึ่งไม่ค่อยจะตรงกับราคาปัจจุบัน
5. สมาชิกของบริษัทจะได้รับข้อมูลของสินค้าล้าช้า
6. การตรวจสอบสินค้าล้าช้าเนื่องจากเสียเวลา ในการค้นหาจากเอกสาร
จะเป็นการนำระบบสารสนเทศเข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. เพื่อการให้บริการที่สะดวกทั่วถึงและรวดเร็ว
2. เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูล ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการคลังสินค้า
4. เพื่อประหยัดงบประมาณในส่วนที่ฟุ่มเฟือย
5. เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเชื่อถือได้
6. เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
7. เพื่อให้แต่ละแผนกสามารถติดต่อสื่อสารกันแบบ online
แผนผังองค์กร
แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีเป็นจำนวนมาก ซึ่งทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารข้อมูลสมาชิก
2. ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารเป็นเวลานานเพราะว่าเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไว้หลายที่
3. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะว่าเอกสารส่วนใหญ่เราได้จัดเก็บไว้ในแฟ้ม
4. ข้อมูลสูญหายเนื่องจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบระเบียบ เราจึงไม่สามารถที่จะตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่เราต้องการอยู่ตรงไหน
5. มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลค่อนข้างมาก การแก้ไขทำได้ยากเนื่องจากเราจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสาร
แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
มีหน้าที่ในการ จัดเก็บเงินค่าสินค้า ทำบัญชีของบริษัททั้งหมดพร้อมกับทำรายงานงบการเงินเสนอแก่ผู้บริหาร โดยไปรับข้อมูลมาจากแผนกการสั่งซื้อ
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. มีเอกสารเป็นจำนวนมากที่จัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะว่าเอกสารส่วนใหญ่เราได้จัดเก็บไว้ในแฟ้ม
3. ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารเป็นเวลานานเพราะว่าเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไว้หลายที่
4. เอกสารสูญหายเนื่องจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบระเบียบ เราจึงไม่สามารถที่จะตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่เราต้องการอยู่ตรงไหน ที่สำคัญเอกสารพวกนี้เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงินจึงมีความสำคัญมาก หากสูญหายไปจะทำให้เกิดความเสียหายแก่บริษัท
5. การตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับทางเงิน ทำได้ล่าช้ามาก ไม่ค่อยสะดวกและรวดเร็ว
6. อาจมีการเสียหายของข้อมูลเกิดขึ้นหากเอกสารสำคัญๆเสียหายหรือไม่ถูกต้อง
แผนกคลังสินค้า
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขายเพื่อจัดสินค้าและส่งต่อไปยังแผนกจัดส่งสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. มีเอกสารข้อมูลของสินค้าเป็นจำนวนมาก เพราะว่าสินค้ามีหลายขนาดและหลายชนิด จึงทำให้การจัดเก็บเอกสารข้อมูลของสินค้าต่างๆ ไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะว่าเอกสารส่วนใหญ่เราได้จัดเก็บไว้ในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารของข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระบบระเบียบ
4. อาจเกิดความผิดพลาดในการเช็คสต๊อกได้ เนื่องจากสินค้าได้กระจัดกระจายจัดเก็บอยู่หลายแห่ง เลยอาจทำให้ลืมเช็คได้
5. ข้อมูลของสินค้าสูญหายจึงทำให้ไม่ทราบว่าสินค้าในคลังเหลือหรือขาดอยู่เท่าไหร่ อาจทำให้สินค้าคงเหลือเยอะเกินไป หรือสินค้าคงเหลือไม่พอ เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าสินค้าเหลืออยู่เท่าไหร่
แผนกจัดส่งสินค้า
หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า
มีหน้าที่ในการจัดการส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าหรือผู้อุปโภคบริโภคตามที่ได้รับข้อมูลมาจากคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า
1. มีเอกสารข้อมูลของสินค้าเป็นจำนวนมาก เพราะว่าสินค้ามีหลายขนาดและหลายชนิด จึงทำให้การจัดเก็บเอกสารข้อมูลของสินค้าต่างๆ ไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะว่าเอกสารส่วนใหญ่เราได้จัดเก็บไว้ในแฟ้ม
การค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้า ทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระเบียบอีก
3. ถ้าหากข้อมูลสินค้าเกิดการสูญหาย ก็จะทำให้ไม่สามารถส่งสินค้าไปยังลูกค้าได้ จึงทำให้เกิดการเสียหายเป็นอย่างมาก
4. อาจจะต้องใช้ระยะเวลาในการจัดส่งเป็นเวลานานเนื่องจากจะต้องมาเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลลูกค้า
5. ข้อมูลมีความแตกต่าง อาทิเช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายแห่งจึงทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะส่งสินค้าที่ใดกันแน่
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี
1. หากแผนกขายไม่ได้ส่งข้อมูลของการสั่งซื้อสินค้าให้แก่ฝ่ายบัญชี ทางฝ่ายบัญชีก็จะไม่สามารถทราบยอดสั่งซื้อได้
2. หากแผนกขายได้ทำเอกสารการชำระเงินค่าสินค้าของลูกค้าหาย ก็จะทำให้แผนกบัญชีไม่สามารถทราบข้อมูลการชำระเงินค่าสินค้าของลูกค้าได้
3. หากแผนกขายได้จัดการจำหน่ายสินค้าไป แต่ไม่ได้แจ้งยอดให้ฝ่ายบัญชีทราบ เวลาทำยอดจะทำให้ยอดการสินค้ากับยอดการเงินที่ออกมามีจำนวนไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า
1. หากแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดสินค้าให้แผนกขายทราบ แผนกขาก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าเท่าไหร่ เพียงพอต่อการขายหรือไม่
2. หากแผนกขายขายสินค้าออกไปโดยที่ไม่แจ้งให้แก่ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายคลังสินค้าก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่ยังคงเหลืออยู่จึงทำให้เสียเวลาในการนับจำนวนสินค้าใหม่อีก
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าสูญหายทางแผนกการจัดส่งสินค้าก็จะไม่สามารถทราบข้อมูลในการส่ง จึงไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
หากแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ในคลังให้แก่ฝ่ายบัญชีทราบ ฝ่ายบัญชีก็จะไม่สามารถจัดทำงบการเงินในการสั่งซื้อสินค้าได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของสินค้าแต่ละงวดก่อนจึงจะจัดทำงบได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกจัดส่งสินค้าไม่ได้ทำการจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าแล้วไม่ได้แจ้งฝ่ายบัญชีทราบถึงการชำระเงินของลูกค้า ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าได้ชำระเงินแล้วหรือไม่อย่างไร
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดคงเหลือสินค้า ฝ่ายแผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่สามารถจัดส่งสินค้าได้ เพราะสินค้าที่จะจัดส่งอาจจะไม่เพียงพอ
1. ระบบการขาย
2. ระบบงานคลังสินค้า
3. ระบบบัญชี
4. ระบบจัดส่งสินค้า
ตารางแสดงรายการการทำงาน(Functions)หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรโครงการ
(Project Identification and Selection)
1. ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด 4 โครงการดังนี้
2. จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้
3. เลือกโครงการที่เหมาะสม (Selecting)
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัทพบว่าโครงการพัฒนาระบบการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติมได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้
ตารางเมตริกซ์ Information System –to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการ และผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ โครงการพัฒนาระบบการขาย จึงปฏิเสธโครงการทั้ง 3 ระบบ ถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายได้ แต่ทางผู้บริหารให้ชะลอไว้ก่อน เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่จึงต้องใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก
1. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
2. ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด
แนวทางเลือกที่ 1. จ้างบริษัทนอกพัฒนาระบบ
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดและยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานของระบบได้และยังคอยดูแลกำกับการทำงานให้ตรงตามวัตถุประสงค์ที่เราต้องการได้ง่ายอย่างที่วางไว้
(Project Planning)
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า
วัตถุประสงค์
โครงการพัฒนาระบบการขายมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
1. การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
4. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด ความเสียหายและสูญหายได้
5. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
2. สามารถเก็บ และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้
3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้
4. ให้การบริการแก่ลูกค้าในการซื้อขายเช่น การส่งสินค้า การออกใบเสร็จ มีส่วนลด เป็นต้น
5. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น
6. การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้
3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
5. ขั้นตอนการซื้อ-ขายสินค้า มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
6. การติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของลูกค้า
7. สามารถจัดเก็บข้อมูลสินค้า ทำให้การซื้อขายสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้ลูกค้า
8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
10. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจในการซื้อสินค้า และมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัท ศรีไทยซุปเปอร์แวร์ จำกัด (มหาชน)
เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจำหน่ายคอมพิวเตอร์และในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่งจะแบ่งการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7. การซ่อมบำรุงระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection)
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท ศรีไทยซุปเปอร์แวร์ จำกัด (มหาชน) ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
- การขายสินค้า
- การจัดเก็บสินค้าและการแยกประเภทของสินค้า
- การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลของสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบซื้อ-ขายสินค้า
2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการซื้อขายก็จะมีแบบฟอร์มในการซื้อขายสินค้าให้ลูกค้ากรอก หรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลของสินค้าและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
1. เขียนโปรแกรม
2. ทดสอบโปรแกรม
3. ติดตั้งระบบ
4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 4 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ
2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ
ประมาณการใช้งบประมาณ
จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบการขายสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและลูกค้า ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือเริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2553 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท ศรีไทยซุปเปอร์แวร์ จำกัด (มหาชน) ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร
จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท
(System Requirements Determination)
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้
ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มาก ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้ (User Requirement)
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้
2. สามารถทำการเพิ่ม ลบ แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้
3. สามารถเก็บประวัติข้อมูลของสินค้าได้
4. สามารถทำการสั่งซื้อสินค้าและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้
5. พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ
6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกการขาย
7. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว
8. เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 4 ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้ โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้น สามารถแบ่งการทำงานของระบบการขายออกเป็น 5 ระบบย่อย ดังนี้
1. ระบบปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นระบบเพื่อการปรับปรุงข้อมูล และสามารถจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นได้ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ แก้ไข ตามความต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
2. ระบบสืบค้นสินค้า เป็นระบบเพื่อค้นหาสินค้า รายละเอียดสินค้า ซึ่งระบบจะทำการส่งผลการสืบค้นแสดงทางหน้าจอทันที
3. ระบบสั่งซื้อสินค้า เป็นระบบเพื่อการสั่งซื้อซึ่งจะแสดงรายละเอียดสินค้า และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องในการสั่งซื้อสินค้า
4. ระบบชำระเงิน เป็นระบบเพื่อการบันทึกการชำระเงินของลูกค้าที่เกิดจากการสั่งซื้อ
5. ระบบพิมพ์รายงาน เป็นระบบที่มีการแสดงรายงานใบสำคัญต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อ
จะเห็นว่าทั้ง 5 ระบบย่อยของระบบการขายนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย โดยจำลองเป็นแผนภาพ กระเสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) เพื่อนำเสนอต่อไป
ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่
(System Requirement Structuring)
จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) ได้ดังนี้
อธิบาย Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบการขายซึงสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน และผู้จัดการ ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร) สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้
1. ลูกค้า
- ส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า และข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ
- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการการสั่งซื้อจึงสามารถแสดงใบเสร็จสินค้า ให้กับลูกค้าได้
2. พนักงาน
- เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า พนักงานจะส่งรายการสั่งซื้อและข้อมูลการตรวจสอบสินค้า
- เมื่อระบบทำงานเรียบร้อยจะแจ้งข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และใบเสร็จให้กับพนักงาน
3. ผู้จัดการ
- เมื่อผู้จัดการต้องการทราบข้อมูลต่าง ๆ จะส่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ
- เมื่อระบบทำการประมวลผลเรียบร้อยจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุง และรายงานต่าง ๆ ให้กับผู้จัดการ
อธิบาย DFD LEVEL 0
จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบการขายออกเป็น 5 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นระบบการขายที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าหรือแฟ้มข้อมูลสินค้า มาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน
2. Process 2 สืบค้นสินค้า เป็นระบบการขายที่ทำการค้นหาข้อมูลสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการสืบค้นข้อมูลสินค้า ลูกค้าจะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้าแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ลูกค้าค้นหาให้แก่ลูกค้า
3. Process 3 สั่งซื้อสินค้า เป็นระบบการขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า
4. Process 4 ระบบชำระเงิน เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการชำระเงินจะทำการส่งรหัสลูกค้าและเลขที่ใบสั่งซื้อเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งข้อมูลการชำระเงินไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการชำระเงินและส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า
5. Process 5 พิมพ์รายงาน เป็นระบบการขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายงานต่าง ๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อผู้จัดการต้องการพิมพ์รายงานผู้จัดการจะทำการเลือกรายงานจากระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า โดยแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งรายงานให้กับผู้จัดการ
DFD LEVEL 1 Of Process 1
Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้
1. Process 1.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการเลือกรายการและตรวจสอบรายการ
- Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการ
2. Process 1.2 แสดงข้อมูลเป็นขั้นตอนการแสดงข้อมูล
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 มาทำการแสดงข้อมูล
3. Process 1.3 บันทึกข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเป็นขั้นตอนที่ทำการบันทึกข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อย
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.2 นำมาประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงไปให้กับพนักงาน
DFD LEVEL 1 Of Process 2
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2
Process 2 สืบค้นข้อมูลมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 ขั้นตอนหรือ 2 Process ดังนี้
1. Process 2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าเป็นขั้นคอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการ
- Process จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการสินค้า
2. Process 2.2 แสดงรายละเอียดสินค้าเป็นขั้นตอนการแสดงผลการค้นหาข้อมูลสินค้า
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.1 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงข้อมูลสินค้าหรือรายการที่ลูกค้าต้องการค้นหาให้กับลูกค้า
DFD LEVEL 1 Of Process 3
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 3
Process 3 สั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 5 ขั้นตอนหรือ 5 Process ดังนี้
1. Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ
- Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการชำระเงิน ข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลดังกล่าวมาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล
2. Process 3.2 เลือกรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการเลือกสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.1 มาทำการประมวลผลเพื่อทำการเลือกรายการสินค้า
3. Process 3.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนที่ระบบจะทำการแสดงผลเพื่อแสดงรายละเอียด
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.2 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดไปให้กับลูกค้า
4. Process 3.4 ยืนยันการสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการทำการยืนยันการสั่งซื้อของลุกค้า
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.3 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ
5. Process 3.5 บันทึกเป็นขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อของลุกค้า
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.4 มาทำการประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและส่งใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า
DFD LEVEL 1 Of Process 4
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 4
Process 4 ชำระเงินเป็นขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า ที่ทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 7 ขั้นตอน หรือ 7 Process ดังนี้
1. Process 4.1 ตรวจสอบรหัส/เลขที่ใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการตรวจสอบรหัสและเลขที่ใบสั่งซื้อ
- Process ทำการรับรหัสลูกค้า เลขที่ใบสั่งซื้อจากลูกค้าและทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อมาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรหัส/ใบสั่งซื้อ
2. Process 4.2 ตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นขั้นตอนการตรวจสอบเงือนไขที่เกี่ยวกับการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.1 และทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบเงื่อนไข
3. Process 4.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนการแสดงรายละเอียดการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.2 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดการชำระเงินให้กับลูกค้า
4. Process 4.4 เลือกการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการเลือกเงื่อนไขในการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.3 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้าทำการเลือกการชำระเงิน
5. Process 4.5 ยืนยันการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการยืนยันการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.4 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้าทำการยืนยันการชำระเงินที่เกิดจากการสั่งซื้อสินค้า
6. Process 4.6 บันทึกเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าต้องการทำบันทึกข้อมูล
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.5 มาทำการประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
7. Process 4.7 พิมพ์เป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะทำการพิมพ์รายงานที่ต้องการออกมา
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.6 มาทำการประมวลผลเพื่อพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า
DFD LEVEL 1 Of Process 5
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 5
Process 5 พิมพ์รายงานมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 ขั้นตอน หรือ 2 Process ดังนี้
1. Process 5.1 ตรวจสอบข้อมูลเป็นขั้นตอนที่ทำการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ
- Process ทำการรับข้อมูลจากผู้จัดการแล้ว Process ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ มาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล
2. Process 5.2 พิมพ์เป็นขั้นตอนการพิมพ์รายงาน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 5.1 มาทำการประมวลผลเพื่อทำการพิมพ์รายงานที่ผู้จัดการต้องการให้กับผู้จัดการ
ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย E-R Diagram
นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล(Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพัทธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram :E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้ง 2 ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการขาย ซึ่งเป็นระบบใหม่ที่จะนำมาใช้แทนระบบเดิมของบริษัท ส่วนข้อมูลเดิมของบริษัท ในที่นี้ไม่ได้ทำการจำลองแบบไว้ เนื่องจากเป็นการลดขั้นตอนการพัฒนาระบบทำให้ใช้ระยะเวลาน้อยลงนั่นเอง ในระบบการขายสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. กำหนด Entity ทั้งหมดของระบบ
จากข้อเท็จจริงและสารสนเทศที่รวบรวมได้ในการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม สามารถกำหนด Entity ทั้งหมดของระบบการขายได้ดังนี้
1. book_cart หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการสั่งซื้อ(ตะกร้าสินค้า)
2. book_order หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการสั่งซื้อ
3. brand หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดยี่ห้อสินค้า
4. company หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดบริษัท
5. ling หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดข้อมูลการลิงค์
6. member หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดสมาชิก
7. payment หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการชำระเงิน
8. product หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดข้อมูลสินค้า
9. province หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดจังหวัด
10. type หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดประเภทของสินค้า
ตารางระบบการขาย
2. สร้าง Relationship ให้กับ Entity
จาก Entity ที่ได้และการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม นำมาเขียนเป็นความสัมพันธ์(Relationship) ระหว่าง Entity ทั้งหมดดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. สินค้า (product) มีความสัมพันธ์กับยี่ห้อ(brand) โดยสินค้ามี (have) ยี่ห้อ
Entity ความสัมพันธ์ระหว่างสินค้ากับยี่ห้อ
2. บริษัท (company) มีความสัมพันธ์กับ (ling) โดยบริษัทมี (have) ลิงค์
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง company กับ link
3. สมาชิก (Member) มีความสัมพันธ์กับสินค้า (product) โดยมรการสั่งซื้อ (order) สินค้าในเบื้องต้น
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (Member) กับ (product)
4. สมาชิกมี (Member) มีความสัมพันธ์กับรายละเอียดการชำระเงิน (payment) โดยมีการดู (see) รายละเอียดการชำระเงินโดยสมาชิกในเบื้องต้น
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (Member) กับ (payment)
5. สมาชิก (Member) มีความสัมพันธ์กับจังหวัด (province) โดยสมาชิกมีการอาศัย (live) อยู่ในจังหวัดที่กล่าวมาในเบื้องต้น
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (Member) กับ (province)
6. สินค้า (product) มีความสัมพันธ์กับประเภทของสินค้า (type) โดยสินค้า (have) ประเภทของสินค้า
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (product) กับ (type)
7. สมาชิก (member) มีคามสัมพันธ์กับรายละเอียดการสั่งซื้อ (book_cart) โดยสมาชิกมีการดู (see) รายละเอียดการสั่งซื้อในเบื้องต้น
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (member) กับ (book_cart)
8. สมาชิก (member) มีความสัมพันธ์กับรายละเอียดการสั่งซื้อ (book_order) โดยสมาชิกมีการบันทึก (save) รายละเอียดการสั่งซื้อ
Entity ความสัมพันธ์ระหว่าง (member) กับ (book_order)
9. บริษัท 1 บริษัทสามารถอยู่ในจังหวัดได้เพียง 1 จังหวัด และ จังหวัด 1 จังหวัดสามารถมีบริษัทอาศัยอยู่ได้หลายบริษัท
ความสัมพันธ์ระหว่าง (company) กับ (province)
3. กำหนดเงื่อนไขของความสัมพันธ์ระหว่าง Entity
หลังจากสร้างความสัมพันธ์ให้กับ Entity ต่าง ๆ ของระบบแล้ว ก่อนการกำหนดประเภทความสัมพันธ์จะต้องทราบเงื่อนไข ของความสัมพันธ์เหล่านั้น ซึ่งอาศัยข้อมูลที่รวบรวมมาได้นั่นเอง โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. สินค้า 1ชิ้นสามารถมียี่ห้อได้ 1 ยี่ห้อ แต่ 1 ยี่ห้อสามารถมีสินค้าได้หลายชิ้น
2. บริษัท 1 บริษัทสามารถมี link ได้หลายลิงค์ ลิงค์แต่ละลิงค์จะมีความสัมพันธ์กับบริษัทเพียงบริษัทเดียว
3. สมาชิก 1 คน สามารถซื้อสินค้าได้หลายชิ้น สินค้าแต่ละชิ้นสามารถถูกซื้อโดยสมาชิกหลายคน
4. สมาชิก 1 คน สามารถดูรายละเอียดการชำระเงินได้แค่ของตนเอง
5. สมาชิก 1 คน สามารถอาศัยอยู่ในจังหวัดเพียง 1 จังหวัด และจังหวัด 1 จังหวัดมีสมาชิกได้หลายคน
6. สินค้า 1 ชนิด สามารถจัดอยู่ในประเภทได้เพียง 1 ประเภท และประเภท 1 ประเภทสามารถมีสินค้าได้หลายชนิด
7. สมาชิก 1 คนสามารถดูรายละเอียดการสั่งซื้อได้แค่ของตนเอง
8. สมาชิก 1 คน สามารถบันทึกรายละเอียดการสั่งซื้อได้หลายครั้ง แต่รายละเอียดการสั่งซื้อแต่ละครั้งสามารถถูกบันทึกโดยสมาชิกได้เพียง 1 คน
9. บริษัท 1 บริษัทสามารถอยู่ในจังหวัดได้พียง 1 จังหวัดและจังหวัด1จังหวัดสามารถมีบริษัทอาศัยอยู่ได้หลายบริษัท
จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์ (Relationship)
ประเภทความสัมพันธ์
4. กำหนด Attribute และ Primarykey
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ การขายและการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากแหล่งเอกสารที่มีอยู่แล้วของบริษัท จึงได้นำมากำหนด Attribute เพื่อกำหนดเป็นคุณลักษณ์ของ Entity ทุก Entity และแสดง Primary key ด้วยการขีดเส้นใต้ดังต่อไปนี้
กำหนด Attribute และ Primary key
เนื่องจากแต่ละ Entity ของ E-R Diagram ในระบบการขาย มีจำนวน Attributes เป็นจำนวนมาก ดังนั้นจึงขอแสดง E-R Diagram ดังต่อไปนี้
รูปแบบโปรแกรมระบบการขาย
1. หน้าแรกเมื่อเข้าสู่โปรแกรม จะเป็นระบบตรวจสอบสมาชิกเพื่อเข้าสู้ระบบการขายต่อไป
2. หากยังไม่ได้เป็นสมาชิกก็สามารถสมัครสมาชิกผ่านหน้านี้ ฟอร์มสมัครสมาชิกใหม่เพื่อขอรับรหัสผ่านทาง E-mail เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย
4. เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้วจะปรากฎหน้าต่างยืนยันรหัสผ่านขึ้นมาเพื่อให้สมาชิกได้ยืนยันรหัสผ่านในการเข้าระบบสั่งซื้อสินค้า
5. เมื่อเข้า ล็อคอินเข้าสู่ระบบจะเจอปุ่มต่างๆ เพื่อใช้งานระบบขายสินค้า
- ข้อมูลสมาชิกสามารถเข้าไปตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และสามารถแก้ไขข้อมูลได้
- ข้อมูลสินค้า คือเข้าไปดูรายละเอียดของสินค้าทั้งหมด
- สินค้ายอดนิยม คือสินค้าที่มียอดจำหน่ายสูงสุด
- สินค้ามาใหม่คือสินค้าที่เข้ามาใหม่ในสัปดาห์นี้
- สุดท้ายคือปุ่มออกจากระบบ
